“
کاربران سیستم : آنهایی که اطلاعات اجرای فرایند ها را وارد می‌کنند ، مدیران ، سرپرستان و هر کس که به اطلاعات اجرای فرایند ها نیاز دارد .
۲-۲۵- سیستم کارکنان دانشی ( KWS )
مدیران و کارکنان را مجموعاً کارکنان دانشی ( Knowledge Workers ) گویند عنصر اصلی در فعالیت آن ها دانش است . منشی ها و کارکنان دفتری ، گروه مذکور را پشتیبانی می‌کنند در این نوشتار برای این گروه عبارت کارکنان دانشی را به کار می‌بریم .
بر اساس تفکر نوین برای کار دانشی در امور اداری مدرن ، نقش مهم و ویژه ای در نظر گرفته شده است وظایف اصلی کارکنان دانشی بر خلاف کار فیزیکی عبارت است از تشخیص یک مسئله ی یک فرصت احتمالی ، تصمیم گیری ، نظارت و زمان بندی برنامه ها ، کارکنان دانشی (عمومی‌یا فنی) کسانی هستند که در گیر تجزیه و تحلیل موقعیت‌ها ، ارزیابی روش های مختلف انجام کار ، تصمیم گیری یا پیشنهاد روش ، با بهره گرفتن از اطلاعات می‌باشند .
برای آنکه این جنبه خلاقانه حل مسئله با فعالیت‌های جاری محیط کار ترکیب نشود ، کارکنان دانشی باید دارای یک سیستم پشتیبانی باشند که قابلیت‌های زیر را دارا باشد :
-
- وظیفه مدیریت اطلاعات را انجام دهد که توانایی جمع آوری ، ذخیره سازی ، و باز یابی اطلاعات سریع و مناسب را داشته باشد ( سیستم اطلاعات مدیریت یا سیستم مدیریت پایگاه داده ها )
-
- وظبفه انجام محاسبات و ارائه راه حلهای مختلف را داشته باشد (سیستم پشتیبانی تصمیم گیری)
- امکانات مخابراتی برای انتقال حاصل کار به محل مناسب در زمان مناسب را داشته باشد . ( مانند سیستم پست الکترونیکی یا Email ) ( صرافی زاده ، سیستمهای اطلاعات مدیریت ، ۱۳۸۰: ۲۵۷).
عیناً تکرار شده در ماخذ : ( صرافی زاده ، فناوری اطلاعات در سازمان IT مفاهیم و کاربرد ها ، ۱۳۸۳: ۷۰-۶۹)
۲-۲۶- سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ( اجرایی ) ( ESS )
سیستمهای پشتیبانی مدیران ارشد ، سیستمهایی هستند که نیازهای اطلاعاتی مدیران ارشد یا اجرایی را تامینمی‌کنند . این سیستم‌ها بالاترین سطح را از نظر ترکیب داده ها دارا می‌باشند و معمولاً شامل گزارشات به اشکال استاندارد بوده و حاوی نمودار نیز می‌باشند . سیستمهای پشتیبان مدیران ارشد از جدید ترین سیستمهای اطلاعاتی می‌باشند و تا امروز نسبت به ۵ نوع سیستم دیگر کمترین مقبولیت را داشته اند . یک دلیل این امر آن است که غالب مدیران اجرایی قبل از آن که استفاده از سیستمهای کامپیوتری گسترش یابد ، کار خود را شروع کرده‌اند و لذا سیستمهای اطلاعاتی را در دانشگاه مطالعه نکرده اند ، در نتیجه تمایلی برای استفاده از آن ها ندارند ، در حقیقت هنوز بسیاری از آن ها استفاده از ماشین تحریر معمولی را ترجیح می‌دهند . در عین حال بسیاری از مدیران اجرایی همکاران فوق العاده مجربی دارند که می‌توانند گزارشاتی تهیه کنند که نیازهای اطلاعاتی آن ها برطرف کنند .
اما در شرایط نوین سازمان‌ها ، متخصصین حرفه ای با داشتن تجربه کامپیوتری به پستهای ارشد اجرایی می‌رسند . این متخصصین به احتمال زیاد نه تنها از سیستمهای رایانه ای پشتیبانی می‌کنند بلکه از آن ها متقابلاً انتظار پشتیبانی نیز دارند ( صرافی زاده ،۱۳۸۰: ۲۵۸) عیناً تکرار در ماخذ صرافی زاده ، ۱۳۸۳: ۷۰).
۲-۲۷- سیستم پشتیبانی عملیاتی (ESS ) از منظری دیگر
برای کاربرد و استفاده مناسب از این سیستم ، مدیران عالی ( سطوح بالای سازمان ) باید بینش و بصیرتی کافی در کلیه عملیات بخش‌های مختلف سازمان را داشته باشند به عبارتی مدیری که در رأس سازمان قرار دارد ، برای استفاده از این سیستم ، باید حداقل آگاهی اولیه در حسابداری ، مهندسی و .. را داشته باشد تا بتواند به نحو احسن از این سیستم بهره گیرد . ضمناً این سیستم ایجاب می‌کند که مدیران آشنایی اولیه و ضمنی درباره رقبا شرایط اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی و سیاسی اثر گذار بر محیط سازمان و اثر پذیر از آن را داشته باشند ( طالقانی ، ۱۳۸۲: ۲۶۷)
۲-۲۸- سیستم گزارشات مدیریت
سیستم گزارشات مدیریت یک منبع اطلاعات گسترده در سطح سازمان است که توسط مدیران در کلیه سطوح و در تمام زمینه‌های فعالیتی مورد استفاده قرار می‌گیرد .
سیستمهای گزارشات مدیریت ، گزارشات لازم را از سیستمهای پردازشی تعاملات به صورت ترکیبی تهیه و در اختیار مدیران جهت تصمیم گیری قرار می‌دهند ( صرافی زاده ،۱۳۸۳: ۵۷).
سیستم گزارشات مدیریت در تقسیم بندی سیستمهای اطلاعاتی به دلیل گزارشاتی که جهت پشپتیبانی از تصمیمات مدیران ارائه می‌دهد ، اهمیت دارد این سیستم گزارشات مختلفی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد . اگر چه گزارشات این سیستم‌ها در ابتدای سال‌های دهه ۷۰ به صورت ساختار یافته بود ، ولی امروزه با پیشرفت دانش برنامه نویسی و طراحی نرم افزار‌های تولید گزارشات ، کاربران قادرند تا انوع گزارشات را طراحی و از سیستم دریافت کنند . انواع گزارشات این سیستم را می‌توان به گروه‌های زیر تقسیم کرد :
۲-۲۸-۱- گزارشات برنامه ای
گزارشاتی که ساختار آن ها از قبل از سوی طرح سیستم و با توجه به نیاز در سیستم قرار داده شده است . این گزارشات غالباً گزارشاتی شناخته شده در حیطه‌های تصمیم گیری هستند ، مانند گزارش سود و زیان ، گزارش کارنامه دانشجو و تراز مالی.
۲-۲۸-۲- گزارشات در خواستی
با توجه به ماهیت کار مدیران و تغییرات شرایط تصمیم گیری، مدیران به گزارشاتی نیاز دارند که پاسخ گوی موقعیت خاص تصمیم آن ها باشد . امروزه مدیران می‌توانند انواع گزارشات را در سیستم طراحی و آن را دریافت کنند . به محض طراحی یک گزارش می‌توان آن را برای بهره برداری آتی در ساختار گزارشات ذخیره کرد .
۲-۲۸-۳- گزارشات استثنایی ( خاص )
گزارشاتی هستند که ساختار آن از قبل طراحی شده و در سیستم قرار داده شده است ولی دریافت آن مستلزم بروز شرایط خاص می‌باشد مثلاً در مدیریت مالی مایلم که میزان نقدینگی از میزان خاصی کاهش نیابد . لذا سطح مورد نظر به عنوان یک شرط در سیستم تعریف می‌شود و در شرایط عادی یک نقدینگی بالای سطح مذکور است این گزارش اطلاعاتی را دردرون خود ندارد ولی به محض رسیدن به سطح مورد نیاز سیستم گزارش را ارائه می‌دهد . این گزارش می‌تواند پیام‌های خاصی را به دنبال داشته باشد مانند عدم امکان صدور چک و یا پرداخت در سیستم . این گزارشات را می‌توان طوری تنظیم کرد که به صورت اتوماتیک به محض بروز شرایط به صورت پیام به کاربر ارسال شود . ماهیت این گزارشات هشدار دهنده است .
۲-۲۸-۴- گزارشات تفصیلی
از طریق این گزارشات می‌توان ریز اقلامی‌را که منجر به تهیه گزارش شده است دریافت کرد . مدیران معمولاً برای کنترل اقلام اطلاعاتی گزارشات دریافتی نیاز به ریز اقلام دارند . این نیاز را می‌توان با گزارشات تفصیلی که به صورت سطح بندی تهیه می‌شود تامین کرد . مثلاً در گزارش فروش ماهیانه مبلغ فروش کل درج می‌شود . مدیر مایل است مبلغ فروش را بر اساس منطقه جغرافیایی ، نمایندگی ، فروشنده و یا محصول دریافت کند . گزارشات تفصیلی می‌توانند این نیازهای اطلاعاتی را پاسخگو باشند .
۲-۲۸-۵- گزارشات شخص
“
