نویسی و نمایه سازی است که فرایند سازماندهی، ذخیره و بازیابی اطلاعات را تسهیل نموده، سرعت می بخشد. (فتاحی، 79)

ارزیابی کیفیت نمایه سازی همیشه نقش مهمی در پیشرفت و توسعه نظام های اطلاع رسانی داشته است. این ارزیابی معیاری برای اقتصادی بودن نظام اطلاع رسانی است. اگر این ارزیابی در مراحل اولیه ایجاد یک نظام اطلاع رسانی انجام شود بسیار مفید و اقتصادی است، زیرا در دراز مدت تجدید نظر در چنین امری بسیار مشکل و هزینه بر است. بنابراین معیارهای ارزیابی مطمئنی باید تهیه کرد و در همان ابتدای کار، نظام را از نظر نمایه سازی ارزیابی کرد. (فاگمن، 1374)

علاوه بر این در چند دهه اخیر نظام های ذخیره و بازیابی اطلاعات برای از میان برداشتن نارسایی ها و معایب موجود در واژگان طبیعی اقدام به کنترل واژگان یا مستندسازی نموده اند. نقش کنترل واژگان به هنگام ذخیره اطلاعات، انطباق واژه های در نظر گرفته شده با استانداردهاست که به منظور فهم روابط موجود میان واژه ها و یکسان سازی آنها صورت می گیرد. (فتاحی، 79)

در دانشگاههای مختلف کشور هر ساله اطلاعات بسیاری در قالبهای مختلف از جمله پایان نامه ها و طرح های تحقیقاتی تولید می شود. این منابع از نظر ماهیت پژوهشی و بکر بودن ارزش اطلاعاتی زیادی دارند که به منظور دسترس پذیر ساختن هر چه بیشتر آنها، این دسته از منابع اطلاعاتی در انواع مختلف بانکهای اطلاعاتی، نمایه شده و مورد استفاده کاربران قرار می گیرد. از آنجا که نمایه و نمایه سازی در بازیابی اطلاعات از اهمیت چشمگیری برخوردار است، توجه به کیفیت و ارزیابی آن و ارائه معیارها و استانداردها، همواره مورد توجه محققان این حوزه بوده است. هدف از نمایه سازی، تسهیل در بازیابی رکوردها یا مدارک است. اصولاً پیشرفت امور آموزشی، فرهنگی و اقتصادی، بدون نمایه سازی صحیح اطلاعات غیرممکن است و هر نظام اطلاع رسانی بدون وجود نمایه ای مناسب، با شکست روبرو می شود. از این رو اهمیت ارزیابی آن آشکار می شود.

• بیان مسأله

با توجه به کاربرد وسیع نمایه سازی در فعالیت های پژوهشی و نقش آن در بازیابی اطلاعات، مستند بودن آن عنصری لازم و ضروری است که در صورت عدم مستندسازی واژه های نمایه ای، مشکلات بسیاری در بازیابی اطلاعات وجود خواهد داشت.

مستندسازی نمایه ها فواید بسیاری دارد از آن جمله می توان به : ایجاد نظم در آنچه می تواند در وضعیت دیگری هرج و مرج تلقی شود، تضمین ثبات، رسیدن به درجه قابل قبولی از تعالی و ارتقاء خدمات مؤثر اشاره کرد. تمایل به بهبود کیفیت به تنهایی موجب ایجاد نظم نمی شود، بلکه احساس ضرورت و شناخت نیازها نیز در ایجاد و بکارگیری مستندها حائز اهمیت است. مستندکردن نمایه ها، هزینه ها را کاهش می دهد و اجرای آن می تواند از دوباره کاری ها بکاهد. برای مثال نمایه سازی مدارک اگر مستند شود می تواند یک بار انجام شده و کار هماهنگی میان مراکز مختلف را تسهیل کند. همچنین مستندسازی نمایه ها باعث ثبات و سازگاری در استفاده از نظام های واژگانی می شود. اگر مستندسازی در نظام نمایه سازی رعایت شود و استفاده کنندگان از نمایه ها با این مستندها آشنا شوند، مشکلات جستجو و بازیابی آنها کاهش می یابد. از دیدگاه نظری مقایسه نمایه ها با مستندهای منتشرشده، بهترین راه ارزیابی آنهاست. (تیموری خانی، 84)